Monitorowanie pracownika w czasie pracy jest legalne, ale pracodawca ma obowiązek robić to zgodnie z prawem.
Istnieje wiele technologii, które umożliwiają monitorowanie działań pracowników w czasie wykonywania swoich obowiązków zawodowych, ale czy wszystkie z nich są legalne? W tym artykule skupimy się na sposobach oraz legalności monitorowania bazując na przepisach polskiego prawa.
Kiedy monitorowanie jest legalne?
Legalność monitoringu w miejscu pracy jest zachowana, o ile jest on zgodny z przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych. Decydują o tym następujące warunki:
- Celem monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa i organizacji pracy.
- Monitorowanie jest proporcjonalne do celu, jaki ma osiągnąć.
- Pracownicy są poinformowani o zakresie i celu monitorowania.
- Pracodawca przestrzega zasady minimalizacji danych.
- Pracodawca posiada podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych.
Kodeks Pracy a monitorowanie pracowników
Zgodnie z Kodeksem Pracy monitoring w miejscu pracy może być stosowany, jednakże muszą to być przypadki uzasadnione. Według art. 22² i 22³ pracodawca może monitorować pracowników w celu:
- zapewnienia bezpieczeństwa,
- ochrony mienia,
- kontroli produkcji,
- ochrony informacji poufnych.
Co ważne: monitoring nie może naruszać godności i innych dóbr osobistych pracownika. Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o monitoringu co najmniej 2 tygodnie przed jego wprowadzeniem. Informacje te muszą być zawarte w regulaminie pracy.
RODO i ochrona danych osobowych
Pracodawca ma obowiązek ochrony danych osobowych pracowników, a wynika to z RODO. Wszelkie dane zgromadzone podczas monitoringu muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, ograniczone do minimum niezbędnego do osiągnięcia celu oraz przechowywane tylko przez okres wskazany w przepisach.
Rodzaje monitoringu w miejscu pracy
Współczesne technologie umożliwiają wiele form monitorowania pracowników, a ich celem jest przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa czy kontrola efektywności działań pracowników. Rodzaje monitoringu mogą różnić się w zależności od celu zastosowania oraz narzędzi wykorzystywanych do ich realizacji:
- Monitoring wizyjny – najpopularniejszy w miejscach, gdzie koniecznością jest zapewnienie bezpieczeństwa lub ochrona mienia. Są to na przykład magazyny, parkingi itp. Normy prawne zabraniają stosowania tego monitoringu w pomieszczeniach socjalnych, toaletach czy szatniach.
- Kontrola aktywności na komputerze – pracodawca może mieć wgląd w historię przeglądania internetu czy pocztę służbową. Do kontroli aktywności na komputerze mogą służyć także narzędzia monitorujące śledzenie czasu spędzanego w aplikacjach i na stronach internetowych. Możliwe jest rejestrowanie aktywności klawiatury i myszki, a nawet wykonywanie zrzutów ekranu w regularnych odstępach czasu. Monitoring ten dotyczy wyłącznie urządzeń służbowych, a jego celem jest zwiększenie aktywności pracy.
- GPS w pojazdach służbowych – dotyczy pojazdów, które używane są wyłącznie w celach służbowych. Monitorowanie tras prywatnych musi być poprzedzone wyraźną zgodą pracownika.
- Nagrywanie rozmów telefonicznych – pracodawca ma prawo nagrywać rozmowy telefoniczne tylko w uzasadnionych przypadkach i wyłącznie po wcześniejszym poinformowaniu pracownika.
Prawa pracowników wobec monitoringu
Pracodawca powinien jasno poinformować pracownika o zakresie monitoringu oraz jego celu. Pracownik może również zażądać wglądu w swoje dane, które pracodawca zgromadził. Monitoring nie może naruszać godności pracownika ani obejmować prywatnych danych.
Konsekwencje nielegalnego monitorowania
Pracodawca nieprzestrzegający przepisów w zakresie monitorowania pracowników powinien liczyć się z konsekwencjami prawnymi oraz finansowymi. Spoczywa na nim odpowiedzialność cywilna, karna, a także administracyjna i odpowiedzialność z tytułu naruszenia umowy o pracę. Pracodawca nieprzestrzegający przepisów prawnych powinien liczyć się z karami finansowymi, odszkodowaniami dla pracowników czy stratami reputacyjnymi.
Najlepsze praktyki dla pracodawców
- Sporządzenie przejrzystego regulaminu pracy z jasno określonymi zasadami monitorowania.
- Gromadzenie minimalnej ilości danych – wyłącznie niezbędnych do realizacji celów.
- Organizowanie szkoleń dla pracowników, informowanie ich o prawach i obowiązkach związanych z monitoringiem.
Monitoring w czasie pracy – wygoda i korzyść dla obu stron
Monitorowanie w czasie pracy przeprowadzane zgodnie z prawem i transparentnie z pewnością spotka się ze zrozumieniem ze strony pracownika. Jasne zasady i otwarta komunikacja w tej kwestii sprzyjają budowaniu zaufania, co pozytywnie wpływa na kulturę organizacyjną w firmie.
Zarządzaj zespołami z pełną kontrolą i zgodnością z prawem!
Aplikacja TimeHero to Twoje nowoczesne narzędzie do monitorowania i optymalizacji procesów w firmie. Zadbaj, aby Twój zespół realizował każdy projekt efektywnie i jednocześnie w pełnej zgodności z przepisami dotyczącymi monitoringu pracowników. Transparentność i efektywność działania Twojego zespołu to klucz do sukcesu – zadbaj o nie już teraz!