Praca w terenie może być zakwalifikowana jako podróż służbowa, jednak nie w każdym przypadku. W tym artykule dowiesz się jak rozróżniać pracę w terenie od podróży służbowej oraz jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w tym zakresie.
Praca w terenie jest powiązana z wieloma branżami, takimi jak budownictwo, usługi serwisowe czy sprzedaż. Bardzo istotnym aspektem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników jest zrozumienie zasad dotyczących klasyfikacji podróży jako wyjazdów służbowych. Dla osób odpowiedzialnych za rozliczenie czasu pracy swoich pracowników jest to niezwykle istotny temat, ponieważ ma wpływ zarówno na zgodność z przepisami, jak i na koszty firmy.
Podróż służbowa według Kodeksu Pracy- kluczowe wytyczne
Kodeks Pracy nie definiuje wprost pojęcia podróży służbowej, jednak można ją wywnioskować z zapisu:
„Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”.
Art. 775. § 1. Kodeksu Pracy
Z powyższego wynika jasno, że aby mówić o podróży służbowej, musi ona dotyczyć wykonywania zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy.
Czym różni się praca w terenie od podróży służbowej?
Najłatwiejszym sposobem na rozróżnienie tych dwóch trybów pracy jest skupienie się na trzech aspektach: miejscu pracy oraz celu i czasie trwania wyjazdu.
| Kryterium | Praca w terenie | Podróż służbowa |
|---|---|---|
| Miejsce pracy wskazane w umowie | Praca w terenie jest częścią codziennych obowiązków, jeśli pracownik nie ma przypisanego stałego miejsca ich wykonywania. | Podróż odbywa się do konkretnego miejsca, które nie jest stałym miejscem pracy wskazanym w umowie. |
| Cel i czas trwania wyjazdu | Związany z codziennymi zadaniami wykonywanymi w terenie. | Jednorazowy wyjazd w określonym celu, wskazanym przez pracodawcę, z wyznaczonym czasem realizacji zadania. |
| Konsekwencje dla rozliczeń | Pracodawca nie musi dodatkowo rozliczać diety ani traktować tego jako delegacji, ponieważ działania w terenie są częścią zwykłych obowiązków pracownika. | Niewłaściwa klasyfikacja podróży może prowadzić do problemów z rozliczaniem diety, czasu pracy lub składek ubezpieczeniowych. |
Pracodawcy powinni pamiętać, że błędne klasyfikowanie wyjazdów może prowadzić do problemów z rozliczeniem diety, czasu pracy czy składek ubezpieczeniowych.
Co pracodawca powinien wiedzieć o rozliczaniu pracy w terenie?
W przypadku pracy w terenie podstawowym zadaniem pracodawcy jest ustalenie jasnych zasad i prowadzenie systematycznej dokumentacji. Kluczowe elementy, o których warto pamiętać, to:
Czas pracy
➔ Jeśli pracownik wykonuje zadania w terenie w określonych godzinach, ten czas w pełni wlicza się do jego harmonogramu pracy.
➔ Czas przejazdu może być zaliczany do czasu pracy, jeśli pracownik realizuje w tym czasie obowiązki zawodowe (np. rozmowy z klientami czy obsługę dokumentacji).
Diety i zwroty kosztów
➔ W przypadku podróży służbowych pracownik ma prawo do diet, na pokrycie koszów wyżywienia, transportu i zakwaterowania.
Ewidencja czasu pracy w podróży służbowej
➔ Prowadzenie rzetelnej ewidencji pozwala uniknąć niejasności w rozliczeniach i umożliwia lepsze zarządzanie kosztami delegacji.
Przejrzystość zasad w podróżach służbowych i pracy w terenie
Pracodawca dbający o jasno określone zasady dotyczące rozliczania pracy w terenie oraz podróży służbowych uniknie nieporozumień zarówno na poziomie operacyjnym, jak i finansowym. Ważne jest, aby w firmie precyzyjnie zdefiniować różnice między tymi formami aktywności. Dzięki temu pracodawca zyska nie tylko na efektywności, ale także na zaufaniu swoich pracowników.
Profesjonalnie zorganizowana polityka rozliczeń pozwala na zminimalizowanie ryzyka błędów, a także zapewnia zgodność z przepisami prawa oraz zwiększa komfort współpracy. Ponadto właściwa dokumentacja i klasyfikacja chronią firmę przed komplikacjami w przypadku audytów czy kontroli.
Jak narzędzia mogą wspierać zarządzanie delegacjami?
W dobie cyfryzacji pracodawcy mają dostęp do zaawansowanych narzędzi, które ułatwiają organizację i rozliczanie pracy w terenie. Istnieją liczne platformy mogące pomóc w planowaniu tras, raportowaniu czasu pracy czy zarządzaniu kosztami delegacji w czasie rzeczywistym. Wybór takich narzędzi niesie za sobą liczne korzyści, a w tym:
✔️ Minimalizacja ryzyka błędów.
✔️ Dostęp do danych w czasie rzeczywistym.
✔️ Oszczędność czasu pracodawcy oraz pracownika.
Znaczenie edukacji wśród pracowników
Świadomość pracodawcy jest niemniej ważna niż świadomość pracowników. Oni także powinni mieć jasność co do zasad dotyczących pracy w delegacji. Istotnym jest więc edukowanie zespołów w obszarze tematów takich, jak różnice między pracą w terenie a podróżą służbową, obowiązujące przepisy oraz sposoby rozliczania czasu pracy. Dzięki takim działaniom pracodawca zwiększa transparentność, jednocześnie zmniejszając ryzyko nieporozumień.
Zarządzanie czasem pracy- to nie musi być skomplikowane!
Dzięki wdrożeniu przejrzystych zasad i narzędzi pracodawca może uniknąć niejasności i sporów z pracownikami. W efekcie zarządzanie czasem pracy staje się procesem prostym, przejrzystym i skutecznym, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Chcesz mieć pewność, że zarządzanie pracą w terenie oraz rozliczanie delegacji w Twojej firmie jest proste i zgodne z przepisami? Sprawdź TimeHero, które oferuje nowoczesne narzędzia dla pracodawców.